Минимизируйте количество мест для хранения информации

Создайте столько мест для хранения информации, сколько вам необходимо, но при этом позаботьтесь о том, чтобы с ними можно было эффективно работать. Ваша система сбора и хранения информации должна быть доступна для вас в любом контексте, так как полезные идеи и мысли приходят где угодно и когда угодно. При этом, если у вас слишком много мест для хранения информации, нередко возникают сложности с ее системной обработкой.

Количество мест сбора и хранения информации может оказаться избыточным и если вы пользуетесь традиционными системами, и если используете высокотехнологичные инструменты. Большинство людей, привыкших к блокнотам для записей и стандартным лоткам для входящих документов, могут значительно усовершенствовать свою систему. Записи нужно систематизировать, а не позволять им копиться на листках бумаги, в блокнотах, в ящиках стола. Документы и другие физические материалы должны быть рассортированы по лоткам и папкам, а не лежать стопками во всех углах. Что касается высокотехнологичных инструментов, с развитием социальных сетей, многочисленных мобильных устройств и вездесущей электронной почты число потенциальных источников входящей информации значительно увеличилось.

Сегодня у людей нередко больше одного адреса электронной почты, они участвуют в нескольких социальных сетях и имеют несколько цифровых устройств. Парадоксально, но теперь, когда цифровая революция стала повседневной реальностью, существенно укрепилась тенденция аккумулировать огромный резерв незавершенных задач из числа случайной входящей информации, а также увеличилось количество людей, для которых это становится источником стресса.

Вся потенциально полезная информация должна поступать к вам через минимальное число каналов, чтобы ее можно было легко получить и оценить.

Использование стандартных инструментов и процедур для сбора и хранения информации будет приобретать для вас все большее значение по мере усложнения вашей жизни и работы. Например, за годы работы, возможно, вы заметили, что самые удачные мысли о работе приходят в голову отнюдь не в офисе. Способность не упустить эти мысли благодаря удобной системе хранения информации, которая всегда под рукой, — это ключ к высокой эффективности.

<< | >>
Источник: Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. 2015

Еще по теме Минимизируйте количество мест для хранения информации:

  1. Порядок хранения и защиты информации
  2. Именно поэтому кризис 2008 года совсем иной, он – по всему миру, и выбрать какую-то одну валюту для хранения сбережений, либо одну страну для вложений уже невозможно.
  3. Он минимизирует убытки .• Он никогда не изменяет своей главной стратегии
  4. Инструменты и информация для оптимизации
  5. Творчество для новых средств информации
  6. 17.2. Информация для стратегического планирования
  7. 1.3. Виды информации для управленческого учета
  8. Аттестация рабочих мест
  9. Система технико-экономической информации для анализа хозяйственной деятельности
  10. Источники информации для разработки новых продуктов
  11. 3.1.1. Цель - сбор информации для ЛПР
  12. Информация для руководства субъекта о ходе аудита
  13. Здания (кроме жилых). В состав зданий входят строительно-архитектурные объекты, назначением которых является создание условий для производственного процесса, социально-культурного обслуживания, хранения материальных ценностей. В качестве основных конструктивных частей здания имеют стены и крышу
  14. Информация для предварительного планирования
  15. Что является внешней информацией для трейдера?
  16. Центры хранения записей
  17. 7.1. Маржинальный анализ «узких мест